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経営改善は時間の有効利用:一定の時間で最大の成果を!!

ここ数年、「長時間残業」「過労死」「うつ病」・・・と仕事の時間に関することが継続的に取り上げられています。

人はなぜ身体・精神を犠牲にしてまで働くのか?」、自分も、自覚の強さは別にしても、サラリーマンの最後の3年を除き、この生活を続けていました。

*最後の3年間は会社の残業低減の取り組みもあり、会社にいる時間は少なかったので、資格取得の勉強や軽い運動に時間を使うことができました

また、経営コンサルタント(行政書士)として開業してからは、時間的にはサラリーマン時代よりも長く仕事をし、より強い精神的なストレスを感じています。

幸いにも性格が鈍感なこともあり、今のところ「うつ病」になるほど追い詰められていませんし、適度なストレスの解消もできていると思っていました。

ただし、これは「今のところ」であり、この先はわかりません。

先日、立っていられない位の「目まい」がして、周囲のアドバイスもあり病院に行きました。

「目まい」の原因は断定できていませんが、検査を行うたびに、「生活習慣病」に関係する項目の悪い数値結果がでてきました。

前職の会社を辞めてからの生活を振り返ると、悪い結果が出ることは覚悟していましたが、これほど悪いとは思っていませんでしたのでかなりのショックを受けました。

ショックで落ち込んでいてもしょうがないので、これを機に悪い習慣を一斉にやめるとともに、いかに「一定の時間で成果を出せるか」を考え取り組んでみようと決意しました。

過去を振り返えると、多くの時間のムダ使い(お金のムダ使いもありますが)がありますが、これも現在の・将来への貴重な経験と捉えていきたいと思います。

ここでは、書籍や雑誌から得た情報もありますが、自分の経験・考えも入れて、「一定の時間で最大の効果を得る」点について紹介します。

 

仕事が終わらない理由

仕事が終わらない理由として、次のことが挙げられます。

① 仕事の効率が悪い(能力・考え方・やり方)

・仕事の目的・ゴールを理解していないのでムダなことをしてしまう

目の前の仕事から行ってしまう

・仕事の中断・再開の切り替えが多い

② 仕事の絶対量が多い(ムダが多い・優先順位)

他人に任せられる仕事を行っている

・仕事を安請け合いしてしまう

雑用が多い

③ 時間が足りない(時間のコントロール)

・計画の時間見積りが甘い

・スケジュールをすべて埋めている

イレギュラーな仕事が多い

●仕事が終わらない人は、「完璧主義者」「忙しいということに価値を見出している」などの性格的な要素もあります。

 

残業を減らす対策

 

時間を有効に使って残業を減らす対策は、次の3点です。

(1) 圧縮(効率化)

・分散している仕事をひとまとめにして、一度に処理する

*準備と片付けの時間を極力減らす

(2) 削減(ムダの廃除)

・自分の行うべきではない仕事を削除

*他人に任せられる仕事、自分の能力以上の仕事

(3) 入れ替え(選択と集中)

限りある時間の配分を適正化すること

*仕事全体を見渡して、優先順位をつけて実施する

 

(1) 圧縮

「今すぐ」対応すべき仕事を明確に把握しておき、そのほかの分散している仕事は「圧縮」します。

⇒ 1日の仕事時間の中で、一括処理する時間を決めておいて、それ以外の時間には処理しない(例えばメールの確認と返信)

これにより、仕事の切り替え(脳の切り替え)が少なくなり集中することができます。

 

(2) 削除

職場・チームにおける自分の役割を明確にして、自分がやるべき仕事だけに集中できるようにします。

自分の能力・適性も考慮して、他人がやるべき仕事は他人に任せることが必要です。

リーダーはリーダーの役割、担当は担当の役割があり、社長が現場で機械操作をしていたら会社は大きくなりません。

仕事が速い人は、仕事を「引き算」的に捉え、いかに「自分がやるべき仕事」以外を削減するかを考えています。

 

(3) 入れ替え

仕事は、「重要度」と「緊急度」で次の4つに分類することができます。

仕事全体を見渡して「重要度と緊急度」で仕事の整理(棚卸)をして、緊急度よりも重要度を優先して実施します。

Aタスクは当然に優先し、Dタスクは先に示した圧縮の手段や、後回しまたは他人にやってもらうことで進めます。

問題は、Bタスク(重要度が高い)とCタスク(緊急度が高い)、どちらを優先するかが問題になります。

Bタスクは放置していますと、時間が経過すると「Aタスク」に変わりますので、こちらを優先する方が良いです。

経営の戦略の中で、近い将来に必要な技術や製品は「Bタスク」に入ります。

これを放置していると、いずれ緊急性が高くなり、迅速な対応に迫られ十分な成果が得られない可能性があります。

Cタスクは、緊急度をコントロールすることでDタスクに持っていき、まとめて「圧縮」処理を行うと効率が上がります。

 

具体的な考え方・手法

スタートダッシュ型に

1日の仕事の場合、就業時間を全て使う配分ではなく、定時退社を本納期にして、仮納期を設定(例えば午前中)して、進める方がアウトプットとしての品質は良くなります。

業務の全体を把握して、大枠を決めてから細部を詰めていく進め方で、仮納期の中で一通りのことを済ませて、その後の本納期までの間に見直してブラッシュアップした方が質が上がります。

仕事が遅い人の多くは、最初から細部を完璧に仕上げる進め方を行い、後半は時間が足りなくなって、一気にラストスパートをかけて仕上げようとします。

その場合、見直しを行う時間もなく、残業して仕上げるか、完成度の低いアウトプットになってしまいます。

「中・長期的なプロジェクト」の場合も同じで、プロジェクト期間の最初にスタートダッシュをかけて早い段階で一通り回してみて、課題を抽出して改善を進めた方が良い結果が得られると思います。

プロジェクト期間が比較的長い場合、最初は慎重に「十分に検討の上、着手する」となってしまう場合が多く、なかなかペースが上がらず最後にスパートをかけたが、設定した目標を達成できなかったということはよくあります。

 

仕事は「100点」を目指してはならない

ビジネスの世界には満点ということはあり得ません

お客様の想定より上の、あるいは競合の性能よりも上にいけば良いのです。

満点を追い求めた過剰品質を達成するために時間を費やし、他の業務が圧迫され、仕事全体から見るとマイナスになることがあります。

 

シングルタスクで仕事を加速

通常、単一の業務ではなく、幾つかの業務が並列に進まられていると思います。

この際の処理の仕方として、小刻みに業務を変えて進める方法(マルチタスク)と、一つの業務を集中して行う方法(シングルタスク)があります。

この場合、圧倒的に「シングルタスク」の方が効率が上がります。

それは、人間の脳にとって、同時に幾つもの課題を処理することは効率が悪いことによります。

次のタスクに移る際は必ず区切りをつけて、「シングルタスク」を積み重ねていく進め方が最も確実で安全な仕事法です。

 

企画はアイデアの「組合せ」で生まれる

これまでの様々なヒットした製品を見ると、画期的な「ひらめき」で生まれたものは少なく、ほとんどは従来の「組合せ」で生まれています。

また、「差別化」が重要と言われますが、「差別化は小さな蓄積の積み重ね」で、他社と比べ圧倒的な差が付き、達成される場合も多くあります。

 

2度続いた仕事は標準化する

仕事のほとんどは多少の違いはあっても類似のものの繰り返し(ルーチンワーク)と思います。

2度続いた場合、更に続く可能性が高いので、この段階で標準化できれば、その後の効率はよくなります。

違う見方では、「同じミスを繰り返す」ことが最も嫌われ信用を著しく低下させます。

何度も同じ不良やクレームを出していたら、早い段階に他社に仕事は移っていきます。

 

残業時間の削減は、単なる時間を減らすことではなく、「仕事のやり方を見直して効率を高め、更に目標とする成果を上げる」ことです。

これからは益々働き手が少なくなってきて、特に中小企業の人材確保は難しくなります。

そのためには、創意工夫をして、必要に応じて「ITインフラ整備」の投資を行い、一人当たりの労働生産性を上げていく必要があります。

 

 

 

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