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現場の改善:結論が出ない会議時間は全てムダ

会社などの組織の意思決定の場として「会議」は最も有効な手段です。

意欲がある人が集まり、

適切な判断材料(資料)が提示され、

・積極的な前向きな意見が出され、

適度の時間で、

最適な結論を導き出し、

・参加者がその結論を共有して、

即実行される。

皆さんの会社では、こんな状況になっていますか?

ほとんどの会社では、会議で結論を導くことができなくて、無意味な無駄な時間を費やしているのではないでしょうか。

 

会議とは?

人が集まって意見を言う場は目的に応じていろいろな言葉で表現されています。

主な3つについて定義してみました。

会議:目的とした結論を出す場:経営(戦略)会議

報告会:情報を共有する、状況を確認する場:実績報告会

勉強会:参加者のレベルを上げる場:○○勉強会

これから示す「会議」は「目的とする結論を出す場」と定義したもので説明します。

 

会議でのムダを排除

会議には次のようなムダが潜んでいますので、確認して排除していきましょう。

① 会議時間のムダ

会議の最初には終了時間を宣言してから開始しましょう。

この終了時間は、主宰者が根拠に基づいて設定して下さい。

② 結論なしのムダ

結論が出ない原因としては、「会議自体の目的」が不明確な場合が多いです。

「目的(ゴール)」を明確にして、これを意識することにより、全ての議論がそのゴールに向けての内容に集約することができます。

③ 参加者のムダ

会議に出席するメンバーを見回して下さい。

その会議に必要がないメンバーが混じっていませんか?

単なる勉強のために出席するメンバーは不要で、ゴールに向けて貢献する人以外は必要ありません。

また、逆に、必要なメンバーが欠けていませんか?

必要なメンバーが不在の場合、本来求められるゴールに到達できない可能性が高くなるので、この場合は会議をキャンセルして再設定を行うことが必要です。

④ 発言のムダ

会議において全員の意見を聞く場合もあるかと思いますが、設定した議題に対して発言不要な方までもが発言すると、論点があやふやになったり、その発言の責任の所在が曖昧になることになります。

また、ゴールに対して無関係な発言も進行の妨害になります。

 

会議の3つの要素の最適化で成果を

会議には、「議題」「資料」「参加者」の主要な要素で構成されています。

会議で成果を上げるためには、この3つの要素が適切に揃っていることが必要になります。

議題(目的)の設定と認識

あらかじめ設定された目的(ゴール)に対して、適切な議題のもとに議論がなされれば会議は有意義なものになります。

しかし、ゴールとは程遠い議論に時間を取られてしまうと、会議時間内にゴールに到達できません。

時間を取られるのは、参加者がゴールに対しての意識が低いため、議論が脱線してしまうためです。

これを防ぐには、議事の進行をゴールをきちんと把握したその会議に出席しているトップが行う必要があります。

資料の準備

会議の主宰者は、結論を自分たちの方向に導こうとするために、意図を反映した資料の作成になりがちです。

会議の参加者が理解して最適な判断をするためには、偏りがなく反対側の要素も入れた客観性のある内容にすべきです。

適切なメンバーの参加

会議が効果を発揮するのは、適切なメンバーが一ヶ所に集まることにあります。

単に役職が高いからという理由で参加者を選定するのではなく、ゴールに対して専門的なスキルや経験を持っている人物を選定する必要があります。

最も不適切なメンバーは、その議題(ゴール)に責任を持たない立場であるが社内的には影響力を持つ人です。

会議の結論は参加したメンバーが共有してその推進には全員が責任を負いますが、会議で発言したメンバーはその中でも責任は重くなります。

 

会議を有効にする進行

問題解決を進める方法として次の「問いかけシート」が有効です。

Q1:何が問題なのか?(現状分析)

Q2:問題の原因は何か?(要因分析)

Q3:問題解決にどのようなソリューションが考えられるのか?(対策検討)

Q4:どのソリューションが理想なのか?(対策決定)

現場の担当が問題発生の場合に、まず自分でこのシートに記入することにより大部分の問題は解決の方向に進みます。

「会議」での準備資料会議の進行も同じ考えで進めることによってより有効な結論が導けると思います。

 

会議は価値を生み出す貴重な「人」と「時間」を投入するので、それに見合う成果が要求されます。

会議を行うことに満足感を得るのではなく、会議から得られた成果に満足感を得るようにしたいものです。

 

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