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「経営・業務の改善」(3)5S活動「整理」

北九州アシスト法務事務所は、主に、中小企業支援を業務とする、行政書士事務所です。

前回までに「経営・業務の改善」として、「5S活動」に関して主にその業績向上に関する効果について述べさせて頂きました。

本号からは「5S活動」の各ステージについて紹介します。

今回は最初のステージの「整理」について紹介します。

「5S活動」のメインは「整理・整頓」です。

ほとんどの組織は、この段階をクリアーできずに挫折または中途半端な状態で満足してしまっているかもしれません。

 

整理の基本

「整理」とは、「いらないものといるものを分けて、いらないものを捨てる」ことです。とにかく捨てることです。

「せっかく会社のお金で買ったものは簡単に捨てられない」「愛着があって捨てられない」「また使うかもしれない」「自分では判断できない」といろいろな意見がでると思います。

ただ言えるのは、「不要なものがあると必要なものが見えなくなる」ことです。

不要なものがあると当然ですが次の弊害が生じます。

① 必要なものが見えなくなる:ひどい例えとして「ゴミの山からお宝を探す」

これにより、必要なものを探すのに時間がかかり、業績向上に充てるべき貴重な時間を無駄にしてしまいます

パソコンの中も不要なファイルが多いと必要な情報を見つけずらくなります。

② 不要品で場所が占領される

場所には当然お金がかかっています。例えば、新しい設備を入れようとしても、使わない設備が占拠していると当然入れられません。

また、通路に無理やり棚を置いたり、段ボールを積んでいたら、物の運搬に支障が出ますし、いろいろな事故の原因になる可能性もあります。

保管場所がなくなったので、「倉庫を増設しよう」あるいは「外部倉庫を借りよう」とする前に、「整理」を実行してみて下さい。

 

整理の進め方:捨てる判断基準が重要

整理の第1ステップ:現状把握

整理の第1ステップは、現状を把握することです。

例えば、机の中を整理する場合、各自の机の引き出しを開けて、状況をメンバーで確認することです。

その際に、「整理前の状態として画像に残しておくこと」をお勧めします。これは、整理後の効果を肌で実感し、達成感、やる気を得るためにも必要です。

5S活動に限らず、改善や対策を行う場合、まず実施前の状態を記録に残し(Before)、改善後(After)に同じ視点で記録を残し比較することにより、実施の効果が一目でわかります。

整理の第2ステップ:必要、不要の判断⇒不要品の廃棄

現状を把握した後は、今あるものの、必要、不要の判断です。

机の中にあるものを、机の上に並べて見て下さい。同じ種類の何本もの筆記用具、数年前の配布資料のコピー、整理されていない名刺、業務に必要のない私物など多くでてくると思います。

その段階で、「捨てる判断基準」を決める必要があります。一度出したものをきれいに収納し直す(整頓)のも多少の効果はありますが「整理」の目的は、「不要なものを捨てる」ことです

不要なものを捨てることにより、次の有用なものを収納、あるいは収納しなければならないが入らないので他の場所においてあるものを収納するスペースが生じます。

捨てる判断基準は各個人によって当然異なりますが、「5S活動の整理」には、共通の判断基準が必要です。

この判断基準を作成する際に、「対話」が生まれ、「円滑なコミュニケーション」を形成する助けになります。

この判断を行う場合、「今、必要なもの」だけを残すことです。

「今は必要がないが、将来使うかもしれない」ものは、他の場所に置いて、一定期間経過後に捨てるような運用が有用です。

何本もある同じ筆記用具は、1本だけにして、残りは共通の予備品棚に入れて下さい。もしかすると半年は事務用品の新規購入をしなくてよくなるかもしれません。

また、自部門で必要がないものは、赤札(レッドカード)品として、一定期間他部門に提示し、引き取り手がない場合に処分する方法もあります。

この判断基準を決める時には、その部門の責任者(社長、経営者)も参加して下さい。

先に示したように、捨てる基準は各個人によってまちまちです。部門の責任者は、その部門の統一基準を作るときの最終判断者です。

個々の意見をまとめて、あるいは社会常識、会社方針、個人の考えを説明し、各メンバーの合意を得て決めて下さい。

 

整理の思い出①

整理のステップ(順序)としては、通常、まず、見えるところから開始します。

中には捨てられない人が出てきます。

① まず、机の上を整理しましょう。

通常は、机の上のものの「必要・不要」の判断をして、不用品を捨てます。

ここで捨てられない人は、机の中に無理やり押し込みます

② 次に、机の中、机の下を整理しましょう。

ここで捨てられない人は、自分の個人ロッカーや倉庫の中で死角を見つけてそこに持って行きます。

③ 次に、ロッカー、倉庫の整理をしましょう。

ここで捨てられない人は、自分の通勤用の車に持って行きます。

ここで、「就業規則違反」になる可能性があります。

不要な書類であっても会社の書類です。

シュレッダーで破砕するなどの適切な処理をしなくて、社外に持ち出すことは大問題です。

人事異動で他の職場に移動した後で、倉庫の片隅に書類の入った段ボールが見つかり、それの処分に困ったことがあります。

整理(必要・不要の判断)ができていないので、廃棄してはいけない書類があるか再度判断しなければならないからです。

ここで無駄な時間を費やし、業績に悪い影響を与えてしまいます。

 

整理の思い出②

次に問題になったのは、「公私の区別」です。

個人の思想や嗜好・趣味は当然尊重されるべきですが、会社の中で、どの程度許されるかが問題になります。

例えば、「あるべき姿」として、帰宅時には「机の上には何も置かない」として、活動に入った時に、いろいろな意見がでます。

「子供の写真」「愛着のあるぬいぐるみ」「デスクカレンダー」「ティッシュペーパー」「ペン立て」・・・・・。

この中には判断に迷うものがありますが、これは「5S活動」以前の問題かと思います。

「子供の写真」「ぬいぐるみ」などの私物は会社に持ち込まない、「デスクカレンダー」「ティッシュペーパー」「ペン立て」などは、帰宅時には机の中やロッカーにしまう。

「子供の写真」は同情する余地はありますが、一つを許すと全てが崩れるので、厳格な対応が必要になります。

今はスマホでいつでも見れますので(スマホ持ち込み禁止のところもありますが・・・・)。

その点、個人事務所として開業したら、これらの点は自由になっています。

ただし、訪問して頂いたお客さんや同業者の気分を害することや「整理・整頓ができない人は仕事もできない」と思われるのは避けるようにしたいと思っています。

 

今回は、「5S活動」の最初の「整理」についてごく一部を紹介しました。

「5S活動」の考え・根本思想は、単なる物理的、表面的なものを対象にするのではなく、会社運営、あるいは個人生活に適用できます。

「情報5S」「経営5S」「事務5S」「研究開発(R&D)5S」など、目的に合わせて取り組んでいるところもあります。

北九州アシスト法務事務所は、主に、中小企業支援を目的とする行政書士事務所です。

「5S活動」は、会社の基礎体力を高める有用な考え・手法と思っています。

現在の状況を打破し、発展を目指す中で、「5S活動」が有用な可能性ありますので、お問い合わせを願います。

実際に現場で確認をさせて頂いて、経営者の方と一緒に取り組ませて頂きたいと考えています。

次回は、5S活動の第2ステップの「整頓:必要なモノが、いつでもすぐに取り出せるようにする」について紹介します。

 

 

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