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「経営・業務の改善」(7) 課題解決のステップ①

北九州アシスト法務事務所は、主に、中小企業の支援を業務とする行政書士事務所です。

前回までに「経営・業務の改善」の中の会社の基礎体力を高める「5S活動」について6回に渡り、これまでの経験も含めて紹介させて頂きました。

今号からは、課題解決のステップ」について紹介します。

製造メーカーに勤めていたので、「製造現場あるいは納入先で不良が発生した」ことが前提となっていますが、ここで示す内容は、製造現場だけでなく他の組織や販売会社、及び「会社の経営課題」に関しても適用が可能と思っています。

 

<課題解決の基本ステップ>

次に「課題解決のステップ」を示します。基本的には皆様が定常的に実施しているものと同じだと思います。

Ⅰ.現状分析

Ⅱ.要因分析(原因分析)

Ⅲ.対策の検討

Ⅳ.対策の実施

Ⅴ.対策の効果確認 *結果によっては再度、要因分析や対策の検討に戻る

Ⅵ.再発防止(歯止め)の検討・実施

今号では、初期のステップの「現状分析」「要因分析(原因分析)」について紹介します。

 

Ⅰ.現状分析

製造工程や製造した製品で不良が発生した場合、まず、現状分析を行います。

現状分析で大事なのは、「3現主義:現場、現物、現実」です。

「現場」に行き、場を確認する。

「現物」を手に取り、物を確認する。

「現実」をこの目で見て、事実を知る。

よく問題が起きたとき、経営者や管理職は、担当者からの報告だけで、現場に行かなく現物も見ないことがあります。

問題によってはこれで十分な時もありますが、ほとんどの場合、その報告を中途半端に信じたばかりに、判断を誤り、場合によっては更に問題を大きくしてしまうことがあります。

問題の解決のスピードや仕上がりは、この「現状分析」の内容が大きく影響します。

現場に行って、対象の物を、担当者と一緒に見て、状況を把握することが重要です。

また、この段階では、少しの観察結果(判断材料)で、過去の経験などで、推察し、断定しないことです。

現状分析が不十分な状態で、判断してしまい、その後、対策を実施しても全く改善されず、無駄な時間を費やしてしまいます。

若い時に「物が訴えているんだ、それをくみ取らなければならない」と上司に言われました。

「不良品」などを徹底的に見れば(調べれば)、次のステップの「要因(原因)」がわかってきます。

見方として、マクロ的な見方」と「ミクロ的な見方があります。

私が製造会社勤務の時に主に扱っていた製品は大面積なガラス基板の上に微細なパターン(構造物)を形成するものでした。

部屋を暗くして、強い光(懐中電灯)を対象物に当てると、異常な個所は、「光輝くとか」「ざらついているとか」、他と違ったように見えます。

人の目は、検査装置で見えないものを見ることができる可能性があります。実際、特に若い人はよく見えます。

機械は、変化がはっきりしているものを見つけることができますが、徐々に変化している、いわゆるアナログ的な変化は目で見つけるしかない場合があります。

また、異常が「いつ」「どの場所」で発生しているかも併せて調べることにより、その後の要因分析がスムーズに進みます。

これで異常になっている場所を特定することができます。

ここで異常な状態を見つけて、その部分を徹底的に、さまざまなアプローチで見る(調べる)ことです。

その際に、同じ方向だけでなく、違った方向例えば平面的だけで見るのではなく、立体的に見てみることです。

以前に、ある時から、不良が増えて、同じようなモードの発生率が増えてきました。

原因追及のために、不良個所を光学顕微鏡で見ました。その状態は過去に起こったものと同じように見え、過去にとった対策を暫定的に実施しましたが、ぜんぜん不良率に改善が見られませんでした。

そこで、電子顕微鏡で立体的に見ると、一目瞭然の「画像」が目に入り、明らかに、購入している材料に原因があるとしか考えられないことがわかりました。

当然、材料メーカーにも調査依頼をかけていたのですが、「問題ないとの回答」でしたが、この1枚の画像を見せた瞬間、一瞬で認めて頂きました。

これまで数々の原因に結びつく電子顕微鏡の画像を見ましたが、これは最も印象深い画像で、鮮明に思い出すことができます。

北九州アシスト法務事務所では、当然、顕微鏡や電子顕微鏡を保有していませんが、「現状分析」でこのような調査が必要な場合、北九州近郊には、外部分析を受け入れる機関もありますので、ご協力できることもあると思います。

以上「現状分析」を製品の不良を例にあげて紹介しましたが、生産性を上げるために、各工程の作業分析を行う場合も、現場に行って、よく見る、あるいは状況を把握するために徹底的に見える化を行うことが重要です。

また、経営状況を把握するために、財務諸表の現状分析、あるいは売り上げの推移をさまざまな視点で分析することにより問題点を明確にすることができます。

財務諸表の見方については、別途、ブログで紹介する予定です。

 

Ⅱ.要因分析(原因分析)

「現状分析」で状態が把握できたら、「なぜそうなったのか」の「要因分析(原因分析)」のステージです。

この中で重要な視点は「4M分析」と「なぜなぜ分析」です。

4Ⅿ分析」とは、「材料(Material)、機械(Machine)、人(Man)、方法(Method)」の各頭文字をとったものです。

この各Mの視点で、系統的に、要因(原因)を考える、あるいは調べることです。

これは、「製造会社」での項目設定の観点ですが、経営面の「要因分析」であれば、例えば「社会環境」「お客動向」「営業方法」「仕入方法」などになります。

漏れがないように、大きな項目から、順次細分化していくことが必要です。

この時の整理として特性要因図系統図が利用され、要因(原因)を見える化して、関係者がわかるようにします。

この要因分析で重要なのは、「なぜなぜ分析」で真の要因を見つけられるように、「なぜそうなのか」をどんどん掘り下げていくことです。

「トヨタ」では、この「なぜなぜ」を5回実施しているとのことです。

必ず真の要因がある」との気持ちで実施すると、真の要因を掴むことが可能になります。

次のステップとして、要因分析で整理した「特性要因図」や「系統図」から、影響の大きい要因を選定します(重み付け)

この時は、重要性や緊急性等を考慮して、優先順位を決めて、3点程度を選定します。

この選定した「要因(原因)」に対して次のステップの「対策の検討」に入ります。

この時の要因分析がしっかりできていると、比較的容易に、次のステップの対策立案を行うことができます。

各会社において、日々、「課題」が発生していると思います。

この課題に関して、いかに小さいうちに発見し、速く対応できるかが、その会社の基礎体力の強化、ひいては業績の向上につながります。

北九州アシスト法務事務所は、主に、中小企業支援を業務とする行政書士事務所です。

これまでの「32年間の製造会社」で習得した知識、経験を「課題の解決」に活かせることを願っていますので、ぜひ小さいことでも、お問い合わせ願います。

今回は「課題解決のステップ①」として、「現状分析と要因分析(原因分析)」を紹介しましたが、次号では、「対策の検討」から「再発防止(歯止め)」までのステップを紹介します。

 

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